Депозит фолио и депозиты
В Clock PMS вы также можете работать с депозитами. Вы можете просто создать их в качестве платежей или создать депозитные фолио. Депозиты, записанные на эти фолио, могут быть использованы для оплаты различных начислений в фолио гостей.
Если выписки акта за полученный депозит не требуется, вам необходимо обратиться к пункту 1, который является более простой процедурой при получении депозита. А если вам нужно выставить акт на полученный депозит, вам следует обратиться к пункту 2.
1. Отражение депозитов как платежей в Clock PMS
Депозиты, полученные для оплаты определенных начислений, могут быть просто отражены как платежи в Clock PMS. Для получения дополнительной информации о создании платежей, смотрите Фолио – Платежи
Заметка: хоть вы не можете выставить акт на депозит, вы можете распечатать фолио, содержащее депозитный платеж.
2. Депозитные фолио
Депозитные фолио используются для регистрации депозитов, полученных от клиентов и выставления актов на эти депозиты. Затем депозиты могут быть использованы для оплаты гостевых начислений.
2.1. Создание депозитного фолио, регистрация депозита и выставление акта
-
Нажмите кнопку «Добавить Депозит Фолио» на экране бронирования, чтобы создать депозитное фолио.
-
На экране вновь созданного фолио депозита нажмите кнопку «Новый платеж», чтобы записать депозит как платеж.
Во всплывающем окне «Платеж» заполните:-
Значение и валюту депозита
-
Тип платежа (и подтип)
-
Наименование
-
-
Нажмите «Создать платеж»
-
Для получения акта на депозит, нажмите кнопку «Действия» на экране депозит фолио
-
Выберите «Закрыть – Invoice» для выставления акта на депозит со всеми его реквизитами
-
Во всплывающем окне введите:
-
Описание депозите в поле «Наименование», пример: Депозит для бронирования №358; Депозит для корпоративного мероприятия 10 октября
-
Применимый налог в процентах за депозитный акт
-
Выберите категорию дохода. Категория дохода относится к группе доходов «Депозит (Предокументированный)»
-
Нажмите кнопку «Действие»
-
Заметка: акт на депозит также можно отправить клиенту по электронной почте
Результат:
-
Вы можете отслеживать все депозитные акты за определенный период «Контроль» - «Отчет закрытые фолио».
-
Депозитные платежи отражаются в «Отчет по платежам»
-
В «Сводный отчет начислений» вы можете увидеть депозит, зарегистрированный как начисление с соответствующим налогом. Это сделано для целей налогообложения.
2.2. Использование депозитных фолио для платежных операций
-
Откройте фолио в бронировании
-
Нажмите кнопку «Получите депозит от…» в разделе «Платеж»
-
Выберите депозитное фолио из бронирования, если доступно, или из другого бронирования или компании
-
Во всплывающем окне введите сумму для перевода
-
Нажмите кнопку «Перенос»
Результат:
На фолио получателя записывается положительный платеж за перевод.
-
Отрицательный депозитный платеж создаётся в исходном фолио. Таким образом, платежный баланс сохраняется (средства были переведены из одного фолио в другое).
-
Эти положительные и отрицательные перенесенные депозитные платежи отображаются в разделе «Перенос (in-house)» в Отчет по платежам как платежи, перенесенные из фолио и обратно.
-
Когда депозит используется для оплаты начислений в гостевых фолио, автоматически создаётся корректирующее фолио. Это сделано для целей налогообложения. Коррекционное фолио имеет только одно начисление. Оно относится к группе доходов «Депозит (предварительный)» и равно переводимой сумме. Таким образом, значение признанной выручки, относящейся к группе «Депозит (предварительный)», уменьшается.
3. Аннулирование платежей через опцию «Получите депозит от…»
Если вы воспользовались опцией «Получите депозит от…» и отправили неверный платеж в фолио, вам следует аннулировать платежи по переводу депозита, чтобы восстановить сумму депозита.
Депозитные платежи аннулируются в три этапа:
-
На экране фолио получателя аннулируйте платеж, помеченный типом платежа «Перенос (внутренний)».
-
В исходном экране Депозит Фолио аннулируйте платеж, помеченный типом платежа «Перенос (внутренний)».
-
В исходном экране Депозит Фолио аннулируйте корректирующее фолио для соответствующей суммы.
4. Возврат переплаченной суммы депозита
Clock PMS предоставляет вам несколько способов вернуть переплаченные суммы депозита клиентам в зависимости от ситуации:
4.1. Возврат всей суммы депозита (депозит не был использован)
4.1.1. Аннулирование Депозит Фолио
-
Откройте Депозит Фолио, которое должно быть аннулированным.
-
На экране Депозит Фолио нажмите кнопку «Действие» и выберите «Аннулировать»
4.1.2. Опция полной коррекции
-
Откройте соответствующее Депозит Фолио
-
На экране Депозит Фолио нажмите кнопку «Действие» и выберите «Полная коррекция»
-
На экране коррекционного фолио нажмите кнопку «Действие» и выберите «Закрыть»
-
Вернитесь к экрану Депозит Фолио и нажмите «Новый платеж», чтобы добавить отрицательный платеж
-
Отрицательный платеж должен быть равен сумме депозита, который будет возвращен
-
4.2. Возврат переплаченной суммы депозита (используется только часть депозита)
Если для оплаты гостевого счета достаточно только одной части депозита, а оставшуюся часть необходимо вернуть, выполните следующие действия:
-
Откройте соответствующее фолио получателя и нажмите «Получить депозит от…»
-
Во всплывающем окне введите всю сумму депозита, доступную на вкладке Депозит Фолио
-
Баланс фолио будет отрицательным и будет равен сумме, подлежащей возврату
-
-
Нажмите кнопку «Новый платеж», чтобы создать отрицательный платеж, равный сумме, подлежащей возврату.
-
Во всплывающем окне укажите способ возврата в поле «Тип платежа»
-
-
На экране фолио нажмите кнопку «Действие» и выберите «Закрыть – Invoice» для выставления акта.