Поля профиля гостя

Вы можете настроить список информации, которую собираете у вашего гостя и отобразить её в реестрах, регистрационных картах.

Структура хранения данных

Профиль гостя и регистрационные карты объединены в одно целое и информация, введенная на этапе бронирования (имена, контакты, и т.д.) может быть дополнена более подробной информацией из регистрационной карты на более позднем этапе. Профиль содержит всю информацию в одном месте. В случае повторного посещения гостя вся информация, связанная с бронированием, сохраняется и нет необходимости в повторном вводе информации.

Главный гость

В каждом бронировании есть один главный гость, который не может быть удален из бронирования.
Однако, можно изменить нового гостя (новый профиль) или уже существующего гостя (существующий профиль).

Ввод новых гостевых данных при создании бронирования фактически создает новый профиль. Если выбран существующий, бронирование связывается с ним. Подробнее смотрите «История данных» ниже.

Дополнительные гости

Вы можете добавить данные других гостей к каждому бронированию. Каждый из этих гостей также является профилем и остается в базе данных «Профиль гостя», как и любой другой гость.

История данных

Когда бронирование проверено, сохраненные данные гостя остаются нетронутыми. Во время последнего редактирования профиля гостя (например, смены адреса или паспорта) данные этого профиля НЕ ИЗМЕНЯЮТСЯ, а остаются такими же, как и раньше.

Пользовательские поля

Возможности профиля гостя позволяют вам создавать любые поля, которые должны содержаться в гостевых профилях, регистрационных картах и в регистре.

По умолчанию имеются системные поля, которые нельзя удалить, но они могут быть скрыты, когда они не нужны. (смотрите ниже).

Типы полей, которые поддерживает Профиль гостя:

Текстовое поле (Text). Поле позволяет вводить текстовую или цифровую информацию. Кроме того, список значений может быть определен для выбора, а не для ввода данных каждый раз.
Численное поле (Numeric). Это поле предназначено для ввода числовых значений. Здесь вы также можете назначить список значений, а не набирать их каждый раз.
Дата (Date). Поле предназначено для дат, формат проверяется.
Телефон (Phone). Поле предназначено для телефонных номеров, формат проверяется.
Email. Поле предназначено для адресов электронной почты, формат проверяется.
Страна (Country). Поле со списком стран по вашему выбору.
Язык (Language). Поле со списком языков вашей подписки (языки и тексты).

Чтобы настроить эти поля, перейдите в Боковое меню - Настройки - Все настройки - Поля профиля гостя.

Шифрование персональных данных

Каждое из полей профиля гостя также может быть зашифровано. Другими словами,

Зашифрованные поля. Если ваше местное законодательство (например, GDPR) требует специального доступа к полю, вы можете сделать это поле зашифрованным. В этом случае доступ к нему будет зависеть от специального права: «Личные данные: доступ». Недостатком зашифрованных полей является то, что они не могут использоваться в отчетах сегментации маркетинга. Примеры зашифрованных полей: имена гостей, телефон, адрес электронной почты, адрес, номер паспорта, дата рождения и другие личные данные.
Не зашифрованные поля. Доступ к незашифрованным полям проще и может использоваться в отчетах сегментации маркетинга. Примеры таких полей: страна, уровень программы лояльности гостя, тип гостя, источник маркетинга и другая дополнительная информация.

Обратите внимание, что тип поля (зашифровано или нет) не может быть изменен после создания. Осторожно продумайте, какая информация будет храниться в нем и какое поле должно быть.

Расположение полей, видимость и требования к различным экранам

Теперь вы можете создать поля таким образом, который будет подходить для ваших нужд и в соответствии с применимыми нормами. Например, расположение полей адресов различно для разных частей мира. Расположение полей для каждой учетной записи различно. Чтобы настроить поля, перейдите в Боковое меню - Настройки - Все настройки - Поля профиля гостя и в пункте 2 выберите учетную запись. Выберите порядок сортировки для каждого поля. Поля сортируются от меньшим к большим.

Здесь вы можете настроить на каких экранах поле должно быть видимым/обязательным

Короткая/длинная гостевая форма. Для вашего удобства гостевые данные изначально показаны компактно при бронировании (Короткая гостевая форма). С помощью кнопки «Показать все поля» вы также можете увидеть все остальные поля. Таким образом, помимо компактности, форма также может позволить вводить дополнительные данных, если хотите. Если вы решите, что поле будет полностью невидимым, не выбирайте для него никаких вариантов.
Гостиничный регистр. Выберите, если поле должно быть включено в регистр («Бронь» - «Гостиничный регистр»)
Форма печати. Выберите, следует ли включить его в экран предварительного просмотра/печати регистрационной карты. Этот параметр полезен при использовании стандартной регистрационной карты. В случае пользовательской регистрационной карты содержащиеся поля зависят от самого шаблона.
Портал самообслуживания/Киоск. Установите, следует ли использовать поле для ввода данных на экране регистрации в киоске или в портале самообслуживания. Если вы создадите поле «Обязательно», гость будет должен его заполнить, и, если поле «Отображено», оно будет видимым, но не обязательным и может остаться пустым.
WRS. Выберите, будет ли поле отображаться на последней стадии процесса бронирования. Опять же, поля могут быть «Скрыто», «Показано», «Обязательно».
WRS Дополнительные гости. Тоже самое, что и WRS, но для дополнительных гостей. Дополнительные гости - это гости, проживающие во второй, третьей и т.д. комнатах (единицах размещения).
Фолио. Данная настройка влияет на отображение полей в печатной форме фолио.

Важные поля и значения по умолчанию

Если в вашем местном законодательстве (например, для полицейского регистра) вам необходимо собрать определенные данные ваших гостей (например, номер паспорта, дату рождения и т.д.), вы можете сделать соответствующие поля важными. Это даст вам дополнительную возможность отслеживать, заполняются ли все эти важные поля гостями. Таким образом, бронирование может быть первоначально создано только с контактными данными, а остальная информация должна быть собрана на более позднем этапе: во время самостоятельной регистрации или на стойке размещения. Опция «Важный» также позволяет легко проверить и просмотреть, будут ли введены все необходимые данные.
В списке «Прибытие» есть значок, обозначающий бронирования с отсутствующими важными данными. В регистре есть фильтр, показывающий всех гостей с отсутствующими важными данными.

Для каждого из полей может быть заполнено значение по умолчанию. Это наиболее полезно, когда дело доходит до страны и языка, а также в случаях возможных дополнительных полей, например, уровень лояльности, сегмент маркетинга и т.д.

Маскировка (анонимность) значений

Через систему маскировки/анонимизации данных вы можете выбрать способ отображения данных на большинстве экранов.

Маскировка направлена на максимальное ограничение доступа к персональным данным для сотрудников, которым не нужен такой доступ и для мест, где такие данные не нужны.

По умолчанию маскировка данных применяется к имени, электронной почте и телефону, но не по фамилии. Таким образом, почти везде в системе гостевые данные отображаются следующим образом: «J Smith, j.sm****@***.com, ******456». Если вы хотите, вы можете выбрать и изменить, какие данные следует замаскировать. Если вы измените этот параметр, он будет действителен для вновь созданных профилей, а старые будут оставаться такими, какими они были, при условии, что они не были отредактированы и сохранены снова.

Маскировка доступна для следующих полей в следующем формате:

Имя – первая буква имени
Фамилия – первая буква фамилии
Email – первые 4 символа адреса электронной почты. Замаскированный email выглядит следующим образом: «: 'j.sm****@***.com»
Телефон – последние 3 цифры номера телефона. Пример замаскированного телефона: «*******456»

Права доступа

Существуют два права, регулирующих доступ к личным данным.

Личные данные: доступ
Личные данные: массовый доступ

Подробнее о каждом праве смотрите ниже.

Если у пользователя нет права доступа «личные данные: доступ», но у него есть права доступа к системе, бронированиям и другим экранам, то они могут видеть замаскированные поля (имя и фамилия, email, телефон) так, как вы выбрали способ отображения (маскируются или нет). Остальные гостевые данные содержащиеся в зашифрованных полях, не будут доступны для этого сотрудника. Для того, чтобы выполнять свои обязанности, экраны доступны, но зашифрованная информация отображается следующим образом: *****.
Если у пользователя есть права «Личные данные: доступ», то пользователь может увидеть содержимое зашифрованного поля полностью. Тем не менее, на большинстве экранов информация гостя сводится к минимуму и отображаются только замаскированные поля. Полную информацию можно увидеть на экране самого бронирования и в соответствующем профиле гостя.
Личные данные: массовый доступ. Это право создано для экранов и функций, обеспечивающих доступ к нескольким личным записям данных. Такими экранами являются: Регистр, различные данные экспорта в полицию, а также API. С помощью этого права вы можете удовлетворить требования GDPR для предоставления доступа только тем, кто нуждается в прямом доступе к этой информации.