30.07.18

Новые гостевые профили

Мы полностью переработали систему гостевых профилей. Нашей целью является:

  • Обеспечить более гибкую, мощную и безопасную систему гостевого профиля
  • Соответствовать требованиям GDPR
  • Объедините данные гостевых профилей и регистрационных карточек в одно

Новая структура

Профиль Гостя и Регистрационные Карты были объединены в одно, и информация, введенная на этапе бронирования (имена, контакты и т. д.), может быть дополнена более подробной информацией из регистрационной карты на более позднем этапе.
Новый профиль содержит всю информацию в одном месте. В случае повторного посещения гостя вся информация связана с бронированием, и нет необходимости повторного ввода информации.

Главный гость

У каждого бронирования есть один главный гость, которого нельзя удалить из бронирования.
Однако, главного гостя можно изменить на нового или уже существующего.
Ввод новых данных гостя при создании бронирования фактически создает новый профиль. Если выбран существующий, бронирование ассоциируется с ним. В отличие от того, что было ранее, при редактировании данных бронирования теперь также редактируются данные профиля, то есть данные, связанные с этим профилем, во всех зарегистрированных и ожидаемых бронированиях. Поведение зарезервированных заказов немного отличается. Для получения дополнительной информации см. «История данных» ниже.

Дополнительные гости

Вы можете добавить данные других гостей к каждому бронированию. Каждый из этих гостей также является Профилем и остается в базе данных Профилей, как и любой другой гость.

История данных

Когда бронирование выезжает, содержащиеся в нем данные о гостях сохраняются без изменений. Во время последнего редактирования гостя (например, изменение адреса или паспорта) данные этого профиля НЕ ИЗМЕНЯЮТСЯ, а остаются такими же, как и раньше.

Миграция старых данных

Из-за слияния профилей и регистрационных карт после добавления регистрационных карт в базу данных профилей произошло некоторое удвоение информации. В настоящее время мы добавили первую версию функцию слияния профилей. Мы работаем над его улучшением и различными изменениями, чтобы уменьшить количество удвоенных профилей.

Пользовательские поля

Наша новая система гостевых профилей позволяет вам определять любые виды полей, которые должны содержаться в гостевых профилях, регистрационных карточках и регистре.
По умолчанию в настройках полей есть некоторые системные поля, которые нельзя удалить, но при необходимости их можно скрыть (см. Ниже).

Типы полей, которые поддерживает Профиль гостя:

  • Текстовое поле (Text). Поле позволяет вводить текстовую или цифровую информацию. Кроме того, список значений может быть определен для выбора, а не для ввода данных каждый раз.

  • Численное поле (Numeric). Это поле предназначено для ввода числовых значений. Здесь вы также можете назначить список значений, а не набирать их каждый раз.

  • Дата (Date). Поле предназначено для дат, формат проверяется.

  • Телефон (Phone). Поле предназначено для телефонных номеров, формат проверяется.

  • Email. Поле предназначено для адресов электронной почты, формат проверяется.

  • Страна (Country). Поле со списком стран по вашему выбору.

  • Язык (Language). Поле со списком языков вашей подписки (языки и тексты).

Чтобы настроить эти поля, перейдите в «Другие» - «Настройки» - «Поля профиля гостя».

Шифрование персональных данных

Каждое из полей профиля гостя также может быть зашифровано. Другими словами,

  • Зашифрованные поля. Если ваше местное законодательство (например, GDPR) требует специального доступа к полю, вы можете сделать это поле зашифрованным. В этом случае доступ к нему будет зависеть от специального права: «Личные данные: доступ». Недостатком зашифрованных полей является то, что они не могут использоваться в отчетах сегментации маркетинга. Примеры зашифрованных полей: имена гостей, телефон, адрес электронной почты, адрес, номер паспорта, дата рождения и другие личные данные.

  • Не зашифрованные поля. Доступ к незашифрованным полям проще и может использоваться в отчетах сегментации маркетинга. Примеры таких полей: страна, уровень программы лояльности гостя, тип гостя, источник маркетинга и другая дополнительная информация.

Обратите внимание, что тип поля (зашифровано или нет) не может быть изменен после создания. Осторожно продумайте, какая информация будет храниться в нем и какое поле должно быть.

Расположение полей, видимость и требования к различным экранам

Теперь вы можете создать поля таким образом, который будет подходить для ваших нужд и в соответствии с применимыми нормами. Например, расположение полей адресов различно для разных частей мира. Расположение полей для каждой учетной записи различно. Чтобы настроить поля, перейдите в «Другие» - «Настройки» - «Поля профиля гостя» и в пункте 2 выберите учетную запись. Выберите порядок сортировки для каждого поля. Поля сортируются от меньшим к большим.

На этом экране вы можете настроить, будет ли и на каких экранах поле должно быть видимым

  • Короткая/длинная гостевая форма. Для вашего удобства гостевые данные изначально показаны компактно при бронировании (Короткая гостевая форма). С помощью кнопки «Показать все поля» вы также можете увидеть все остальные поля. Таким образом, помимо компактности, форма также может позволить вводить дополнительные данных, если хотите. Если вы решите, что поле будет полностью невидимым, не выбирайте для него никаких вариантов.

  • Гостиничный регистр. Выберите, если поле должно быть включено в регистр («Бронь» - «Гостиничный регистр»)

  • Форма печати. Выберите, следует ли включить его в экран предварительного просмотра/печати регистрационной карты. Этот параметр полезен при использовании стандартной регистрационной карты. В случае пользовательской регистрационной карты содержащиеся поля зависят от самого шаблона.

  • Портал самообслуживания/Киоск. Установите, следует ли использовать поле для ввода данных на экране регистрации в киоске или в портале самообслуживания. Если вы создадите поле «Обязательно», гость будет должен его заполнить, и, если поле «Отображено», оно будет видимым, но не обязательным и может остаться пустым.

  • WRS. Выберите, будет ли поле отображаться на последней стадии процесса бронирования. Опять же, поля могут быть «Скрыто», «Показано», «Обязательно».

Важные поля и значения по умолчанию

Если в вашем местном законодательстве (например, для полицейского регистра) вам необходимо собрать определенные данные ваших гостей (например, номер паспорта, дату рождения и т.д.), вы можете сделать соответствующие поля важными. Это даст вам дополнительную возможность отслеживать, заполняются ли все эти важные поля гостями. Таким образом, бронирование может быть первоначально создано только с контактными данными, а остальная информация должна быть собрана на более позднем этапе: во время самостоятельной регистрации или на стойке размещения. Опция «Важный» также позволяет легко проверить и просмотреть, будут ли введены все необходимые данные.
В списке «Прибытие» есть значок, обозначающий бронирования с отсутствующими важными данными. В регистре есть фильтр, показывающий всех гостей с отсутствующими важными данными.

Для каждого из полей может быть заполнено значение по умолчанию. Это наиболее полезно, когда дело доходит до страны и языка, а также в случаях возможных дополнительных полей, например, уровень лояльности, сегмент маркетинга и т.д.

Маскировка (анонимность) значений

Через систему маскировки/анонимизации данных вы можете выбрать способ отображения данных на большинстве экранов.

Маскировка направлена на максимальное ограничение доступа к персональным данным для сотрудников, которым не нужен такой доступ и для мест, где такие данные не нужны.

По умолчанию маскировка данных применяется к имени, электронной почте и телефону, но не по фамилии. Таким образом, почти везде в системе гостевые данные отображаются следующим образом: «J Smith, j.sm****@***.com, ******456». Если вы хотите, вы можете выбрать и изменить, какие данные следует замаскировать. Если вы измените этот параметр, он будет действителен для вновь созданных профилей, а старые будут оставаться такими, какими они были, при условии, что они не были отредактированы и сохранены снова.

Маскировка доступна для следующих полей в следующем формате:

  • Имя – первая буква имени

  • Фамилия – первая буква фамилии

  • Email первые 4 символа адреса электронной почты. Замаскированный email выглядит следующим образом: «: 'j.sm****@***.com»

  • Телефон – последние 3 цифры номера телефона. Пример замаскированного телефона: «*******456»

Права доступа

Существуют два права, регулирующих доступ к личным данным.

  1. Личные данные: доступ

  2. Личные данные: массовый доступ

Подробнее о каждом праве смотрите ниже.

  • Если у пользователя нет права доступа «личные данные: доступ», но у него есть права доступа к системе, бронированиям и другим экранам, то они могут видеть замаскированные поля (имя и фамилия, email, телефон) так, как вы выбрали способ отображения (маскируются или нет). Остальные гостевые данные содержащиеся в зашифрованных полях, не будут доступны для этого сотрудника. Для того, чтобы выполнять свои обязанности, экраны доступны, но зашифрованная информация отображается следующим образом: *****.

  • Если у пользователя есть права «Личные данные: доступ», то пользователь может увидеть содержимое зашифрованного поля полностью. Тем не менее, на большинстве экранов информация гостя сводится к минимуму и отображаются только замаскированные поля. Полную информацию можно увидеть на экране самого бронирования и в соответствующем профиле гостя.

  • Личные данные: массовый доступ. Это право создано для экранов и функций, обеспечивающих доступ к нескольким личным записям данных. Такими экранами являются: Регистр, различные данные экспорта в полицию, а также API. С помощью этого права вы можете удовлетворить требования GDPR для предоставления доступа только тем, кто нуждается в прямом доступе к этой информации.

Слияние профилей

Используйте функцию слияния профилей, чтобы удалить дублированные профили в вашей базе данных.
В поиске профилей выберите два или более профилей, а затем решите, какой из них станет основным. Если информация отсутствует или дублируется, выберите, какие из данных для каждого поля следует сохранить, а затем объедините профили.

Прием маркетинговых писем

К профилям мы добавили новое поле "Принимать маркетинговые письма". В настройках WRS вы указываете, должно ли это поле отображаться в WRS.
Кроме того, в гостевом почтовом ящике появился новый фильтр. Таким образом, если вы решите, что электронное письмо является маркетинговым, вы можете установить фильтр таким образом, чтобы это письмо не было отправлено при бронировании. Кроме того, вы можете отправлять разные электронные письма гостям, которые решили принимать маркетинговые электронные письма, и тем, кто этого не сделал.

Отписка от маркетинговых писем

В шаблоне Guest Mailer появился новый параметр, позволяющий добавить ссылку для отмены подписки на маркетинговые письма. Если они выбраны гостями, они будут отправлены на страницу подтверждения. После подтверждения система найдет все профили, содержащие этот адрес электронной почты, и обновит поле "Принимать маркетинговые письма".

Счетчики доступности - суточная доступность

Мы расширили функциональность счетчиков доступности, добавив опцию на определенные даты, чтобы можно было установить другую доступность. Для дат, на которые не задан счетчик доступности, учитывается наличие, определенное в самом счетчике.

Пример: у вас есть счетчик ПАРКОВКИ вместимостью 20 мест. На 10 и 11 января вы хотели бы зарезервировать 3 места для своих сотрудников. С новой функцией вы можете установить счетчик доступности на 17 мест.

Чтобы установить ежедневную доступность:

  • «Настройки» - «Шаблон начисления» - выберите «Счетчики доступности по датам» в разделе «Счетчик доступности»
  • Выберите количество дней на сегодня или период
  • В таблице отметьте дни по вашему выбору. Вы можете выбрать случайные ячейки, удерживая Ctrl / Cmd.
  • Нажмите «Установить доступность» и введите значение.

Другие улучшения

  • Заметки в бронировании и данные кредитной карты. Мы хотели бы напомнить вам, что в соответствии с требованиями PCI DSS и банков, данные кредитной карты должны заполняться исключительно в полях, специально предназначенных для этой цели и обеспечивающих необходимый уровень защиты данных. По этой причине мы добавили проверку содержимого в поля «Примечания» в бронированиях, чтобы предотвратить ввод такой информации.
  • Смена номеров и уборка номеров. Добавлена новая функция, позволяющая отмечать завершение смены комнаты. После перемещения гостей в новую комнату и пометки этой операции как завершенной, статус обслуживания старой комнаты гостей будет изменен на «Выезд».
    Чтобы отметить перемещение гостя как завершенное, откройте экран «Редактирование бронирования» и нажмите кнопку «Готово» рядом с соответствующим перемещением.
  • Организация на экране тарифов и свободных комнат и в CRS. Если вы выберете организацию на этих экранах, будут показаны только тарифы, связанные с этой организацией.
    Кроме того, в случае нового бронирования, выбранная организация будет перенесена в бронирование.
  • Отчет по хозяйству. Статус OOS был добавлен в отчет, а также фильтр состояния комнаты.
  • Новое право «Бронирование: Установка ручной цены». Он автоматически предоставляется всем, имеющим право «Бронирование: создание или редактирование».
  • Киоск - фотографии паспорта. Мы добавили новую настройку для киоска, требовать фотографии на паспорт или нет. Теперь есть третий вариант: «Запрошено, но не обязательно». Если выбрано, киоск предложит фотографии паспорта, но будет кнопка для гостя, чтобы отклонить. Если гость решит это сделать, то перейдет к следующему этапу процесса регистрации.
  • Guest mailer - добавлен новый фильтр "Подтверждено". Статус «Подтверждено» бронирования показывает, получил ли он подтверждение от системы. С помощью нового фильтра вы можете установить автоматическое подтверждение всех бронирований, не получивших подтверждение каким-либо другим способом. Новый фильтр также предотвратит получение двойных подтверждений гостями.
  • Guest mailer. Теперь вы также можете использовать параметры в теме письма.
  • В функции отображения нескольких бронирований (с экранов поиска бронирования) мы добавили опцию обновления статуса подтверждения бронирования.
  • Теперь вы можете перевести поле Badge в тарифе. Вы можете найти переводы в «Описание тарифов / Перевод».
  • Новые параметры для комнаты и Guest Mailer. В гостевом почтовом ящике вы теперь можете получить доступ к следующим полям из гостевой комнаты: «Коды дверей комнаты» и «Коды общих дверей» (booking.arrival_room.room_door_codes, booking.arrival_room.common_door_codes)
  • К отчетам, позволяющим объединять данные из многих учетных записей, мы добавили кнопки для быстрого выбора всех учетных записей.

Интерфейсы

Saflok

Одна из самых популярных систем доступа Saflok теперь может использоваться через интеграцию с Clock PMS Suite. Версия программного обеспечения Saflok должна поддерживать протоколы PMS: интерфейс веб-службы Messenger PMS, ред. 4 (Messenger PMS Web Service Interface Rev. 4). Также требуется плагин API и устройство ClockIoT.

QuickBooks

Мы рады объявить о последнем добавлении в наш список интерфейсов. Интеграция с Quickbooks Online. Он связывает вашу учетную запись Clock PMS Suite и вашу компанию QuickBooks Online. Интерфейс предназначен для автоматизации и упрощения процесса учета путем синхронизации счетов, кредитных записей, платежей и связанных данных с QuickBooks Online.

API

  • Мы добавили новое право доступа к персональным данным в бронировании. Если вашей интеграции необходим доступ к личным данным гостей в бронировании, предоставьте пользователю API новое право «Личные данные: доступ». Если ваш пользователь API не имеет этого права, то же самое сможет получить доступ к бронированию, но вместо личных данных гости получат замаскированные данные. Пожалуйста, будьте осторожны при предоставлении этого права доступа к персональным данным, учитывая требования GDPR.
  • Новая конечная точка API - guests (pms_api). Это обеспечивает доступ к Гостевым профилям и всем связанным данным. Чтобы получить доступ к этой конечной точке, кроме права «Личные данные: доступ», пользователю API также потребуется право «Личные данные: массовый доступ». Пожалуйста, будьте осторожны при предоставлении этого права доступа к персональным данным, учитывая требования GDPR.
  • Новая конечная точка API - charge_template_availabilities (base_api). Он предоставляет информацию о доступных количествах шаблонов начислений со счетчиками доступности за выбранный период.
  • Новая конечная точка API -bookings/:booking_id/charges_by_source (pms_api). Он предоставляет информацию о начислениях, источником которых является бронирование (публикуется в бронировании). Пожалуйста, обратите внимание, что это не начисления за бронирование. Эти начисления размещаются в бронировании независимо от того, куда они были переведены. Соответственно, здесь вы не найдете начисление, перенесенную с других бронирований на это.
  • Новая конечная точка API - event (pms_api). Индекс, создание и обновление событий.
  • Новые конечные точки API - / events /: event_id / folios и / events /: event_id / folios / default (pms_api). Первый возвращает список фолио события, а второй - фолио по умолчанию для события, так как если такого нет, он создается.
  • Новая конечная точка API - meeting_room (pms_api). Список созданных конференц-залов.
  • Новая конечная точка API - meeting_room_booking (pms_api). Список, создание и обновление бронирований конференц-зала.
  • Новая конечная точка API - meeting_room_booking /: id / charge (pms_api). Добавление начисления к фолио по умолчанию при бронировании комнаты собраний, так как комната собраний становится источником начисления.
  • Новая конечная точка API - meeting_room_availability (pms_api). Он предоставляет информацию о доступных слотах для бронирования в календаре зала заседаний.
  • Для конечной точки API «companies» (base_api) теперь существует метод POST для создания компании.
  • Конечная точка организации, может искать организацию по номеру НДС, используя параметр 'vat' - пример: /companies.xml?vat=UK 123456789
  • К конечным точкам API room и room_types добавлено новое поле is_virtual, чтобы показать, является ли комната виртуальной или нет.
  • К конечной точке API комнат добавлена информация о статусах OOS каждой комнаты (room_status_allocations).
  • К конечной точке API exchange_rates было добавлено новое поле subunit_to_unit. Это значение, на которое необходимо разделить данные value_cents, чтобы получить значение в основной валюте. Для получения дополнительной информации, пожалуйста, смотрите документацию и описание полей денег.
  • К конечной точке API для нового начисления добавлено поле «print_text»

Исправления

  • Предложения по бронированию - иногда в WRS строка в предложении представляется недействительной, если для типа номера остается только один доступный номер.
  • Виртуальные комнаты, заблокированные событиями, неправильно блокировали комнаты компонентов.
  • В некоторых очень редких случаях бронирование могло занять две комнаты через портал самообслуживания или киоск.
  • Ежедневные начисления по источникам - суммы должны быть по валюте, так как конвертация валюты не производится, чтобы они могли соответствовать другим отчетам.
  • Редактирование ручной цены для нескольких бронирований не работает в определенных ситуациях.
  • Шаблон e-mail для отправки Фолио - отсутствует параметр для ссылки URL общедоступного фолио
  • Печать нескольких регистрационных карточек теперь правильно отсортирована по фамилии.
  • Отчет контроль тарифов - там также указана дата отъезда.
  • Киоск - для гостей, переехавших в другую комнату, киоск выдает ключ от старой комнаты
  • Вне сезона не может быть установлено на 1 день, только на несколько дней
  • Коррекционные и дублированные фолио также копировали данные фискализации, что было неверно.
  • Цвет шрифта пользовательской раскраски бронирований в календаре был неправильным и делал текст неразборчивым.
  • Местный налог, определяемый как процент, рассчитывался для всего, а не для групп доходов от номеров и пакетов.
  • Adyen - только 3D-карты не работали с безопасными картами
  • Событие - отправка платежа в фолио. Подтип платежа не обновлялся после выбора типа платежа.
  • Atomize - кнопка также была доступна в демо-счетах