+7 800 222 40 24 Контакты

12.06.19

Контактное лицо бронирования, Агент, Контактные лица организации

На экране бронирования мы добавили возможность указать контактное лицо. Для тех случаев, когда бронирование осуществляется не гостем, а кем-то другим.

Пример случая, когда новая опция "Контактное лицо" может быть очень полезной: менеджер организации "Х" - Иван И. будет путешествовать. Его помощник Роман К. организует бронирование. В этом случае контактным лицом будет Роман К.,  и связь по бронирования будет осуществляться между гостиницей и Романом, но гостем будет Иван И.

Контактное лицо при бронировании не является обязательным в отличие от гостя. Данные контактного лица следует вводить исключительно в тех случаях, если они отличаются от данных гостей в бронировании.

Чтобы расширить эту функциональность, теперь вы можете добавить несколько контактных лиц в организацию. Помимо справочной информации на экране организации, в бронировании вы можете легко выбирать контактных лиц из тех, что связаны с данной организацией.

Кроме того, теперь у вас есть поле "Агент" на экране бронирования. Таким образом, в бронировании также могут быть Организация (например, Bosch) и Агент (например, TUI). Агенты могут быть выбраны из списка существующих организаций. Роль агента в бронировании в основном является справочной, то есть вы знаете какая организация организует бронирование и отвечает за него. Посколько агент бронирования также является организацией, вышеуказанные функции (контактные лица организации) также действительны для этого агента. Вы можете выбрать контактное лицо для бронирования среди тех, что связаны с агентом.

Сейчас мы работает над изменением отчетов по сегментации, чтобы вы могли получать информацию от организаций и агентов.

Подробный список новых функций и изменений:

  • На экране "Редактирования/создания бронирования", помимо "Гость" теперь можно выбрать еще один профиль - "Контактное лицо". Вы можете найти профиль или создать новый.
  • На экране "Редактирования/создания бронирования", помимо организации вы также можете выбрать Агента. Агенты не отделены от организаций и находятся в списке организаций, общих для всех аккаунтов в подписке.
  • На экране редактирования организации мы добавили контактных лиц организации.
  • Если вы выбрали организацию и/или агента для бронирования, кнопка "Контактные лица" появится под каждым из них. Используйте его, чтобы выбрать контактное лицо, связанное с организацией или агентом. После выбора это контактное лицо будет перенесено в бронирование.
  • В гостевом профиле теперь у вас есть две таблицы связанных бронирований, чтобы отделить бронирования, которые используют профиль в качестве гостя, от тех, где этот профиль используется в качестве контактного лица.
  • Поиск по контактному лицу. Помимо контактных данных (имя, телефон, электронная почта), теперь вы также можете искать бронирования по контактному лицу. Эта опция доступна в: Быстрый поиск (панель навигации);Прибытия;В отеле;Отъезды и расширенный поиск.
  • Поиск по агенту. В списках бронирований (Прибытия, В отеле, Отъезды), когда организация будет выбрана, система предложит искать бронирования, в которых эта организация была выбрана как Организация или Агент.
  • Создание нескольких бронирований с одним и тем же контактным лицом. Выберите контактное лицо в новой форме бронирования, которое автоматически будет выбрано во всех копиях бронирования (Создать несколько).
  • Guest Mailer. Если для бронирования выбрано контактное лицо, все сообщения будут отправлены выбранному контактному лицу вместо гостя в бронировании.
  • WRS - мы добавили новую опцию для завершения бронирования: "Я бронирую для другого. Я не останавливаюсь в отеле". После выбора введенные данные (имя, телефон, адрес электронной почты и т.д.) будут добавлены в бронирование(я) в качестве контактного лица, и для каждого бронирования система дополнительно потребует имена гостей, чтобы они могли остановиться в отеле.
  • CSV импорт бронирований - добавлено новое поле "Агент". Как и в случае с организацией, агенты могут создаваться автоматически с помощью импорта бронирований или включаться в файл импорта организаций.

События

Мы добавили новые поля для бронирования Кейтеринга и конференц-залов, а также новый формат поиска для бронирования Кейтеринга и конференц-залов.

Теперь можно заполнить следующие поля как для бронирования конференц-зала, так и для питания:

  • PAX - количество гостей.
  • Тип дела события. Используйте его, чтобы выбрать тип данного действия. Например: банкет, семинары, конференции, свадьба, тимбилдинг, юбилей и т.д. Список дел события можно заполнить в Настройках - MICE - Тип дела.
  • На экране "Кейтеринг" мы добавили опцию выбора ресторана - вместо оказания кейтеринговых услуг.

Мы также внесли изменения в поиск дел события (старая навигация: События - Поиск - бронирования конференц-зала)

  • Добавлена новая и более понятная схема поиска (Подробности - Компактный вид), чтобы лучше визуализировать основные поля каждого дела: Период, Тип дела, Конференц-зал/Ресторан, стиль настройки и PAX.
  • Добавлен новый фильтр "Ресторан"
  • Добавлен новый фильтр "Статус". По умолчанию теперь отображаются только действительные (неотмененные) дела.
  • Добавлен фильтр "Бронирования/Кейтеринг" - используйте его для получения отдельных списков бронирования и кейтеринга.
  • Добавлен фильтр "Тип дела" - для поиска дел определенного типа.

Мы также работаем над новыми распечатками События - листом работ и порядком проведения банкетов, а также над соответствующими параметрами, чтобы вы могли создавать собственные шаблоны этих документов.

Другие улучшения

  • Сбалансированное распредление начислений. Мы добавили еще одну функциональность на экран "Разделить начисления". Вы легко можете использовать это, чтобы легко создавать авансовые счета и окончательные платежи. Суть новой функции заключается в том, что она будет добавлять положительные начисления (на основе определенного процента от значения) к одному или нескольким фолио, а также те же начисления, но отрицательные, к исходному фолио.
    Экран разделения начислений теперь можно использовать для фолио организаций и событий. Чтобы использовать функцию для фолио организации, перейдите в раздел "Открытые фолио" на экране предварительного просмотра организации и выберите "Разделить начисления". Аналогично на экране "Событие" - из раздела "Фолио" - "Разделить начисления".
    Вот как работает новый функционал:
    • Выберите "Разделить начисления" на экране бронирвания, организации или события
    • При необходимости добавьте новое фолио с помощью кнопки "Добавить фолио", для большей наглядности вы можете назвать его, например "Депозит События 01.06.19"
    • Выберите начисления, которые нужно разделить, из исходного фолио и нажмите "Сбалансированное разделение".
    • В поле, соответствующее целевому фолио (например, "Депозит События 01.06.19), введите соответствующий процент разделения. Если депозит должен быть 50% - введите 50.
    • Выберите уровень детализации разделенных начислений в поле "Уровень детализации": Подробности (максимально возможное количество начислений), Сгруппировано (среднее количество начислений), Суммарно (минимально возможные начисления). Обратите внимание, что уровень детализации не может быть ниже, чем Группа/категория доходов и налоговая ставка. Таким образом, отчеты не будут затронуты, а также будет гарантирована точность базы исходного фолио.
    • Заполните поле "Дополнительный текст". Например, введите "Депозит". Заполненный таким образом полный текст будет добавлен перед названием платежа, чтобы сделать его цель более понятной.
    • Нажмите "Разделить"
    • Функция будет определять сколько и каких начислений (в зависимости от уровня детализации) будет создано, а также их значение (поле %). Начисления будут опубликованы с положительными значениями для фолио назначения и отрицательными для фолио источника. Фолио назначения является депозитным фолио, и исходное фолио будет отражать оставшуюся сумму, подлежащую выплате.
  • Платежная информация - мы добавили отдельные поля: город, регион и индекс. При необходимости вы можете заполнить поля на экранах организации и фолио. Эти поля также были добавлены в распечатки фолио. Если вы используете пользовательские распечатки, но вы хотите, чтобы эти поля были видны в пользовательских распечатках, вам необходимо отредактировать пользовательские распечатки шаблонов.
  • Экспорт организаций. На экране поиска организаций теперь есть возможность экспортировать организации в CSV файл.
  • В Guest Mailer и остальные шаблоны добавлены два новых параметры (placeholder): current_user_name и current_date. Они позволяют вам добавить имя пользователя и текущую дату (и время) в ваши электронные письма, предложения, документ и т.д.
  • POS. В случае передачи переноса организации, также виден филиал организации.
  • POS - к распечатке окончательного счета мы добавили фискальные коды, связанные с локальной фискализацией (если есть).

Менеджер каналов, интеграции и API

  • Availpro
    Наше соединение с менеджером каналов Availpro теперь сертифицировано, и уже ведутся пилотные испытания в производственной среде. После этого будет интерфейс будет доступен для всех клиентов. Ниже подробности нового интерфейса и поддерживаемых функций.
    • Чтобы настроить интерфейс, вам нужно иметь включенное расширение "Availpro" в Clock PMS и "Hotel Code, Username, Password для XML доступа к Availpro.
    • Интерфейс асинхронный. Другими словами, данные, отправленные с помощью Clock PMS менеджеру канала, сначала принимаются в базе менеджера каналов, которая возвращает сообщение об успехе или ошибке, а затем менеджер канала отправляет данные в каналы. Таким образлм, в Clock PMS вы можете видеть только ошибки, связанные с обменом данными с менеджером каналов, но не видеть ошибки, связанные с обменом данными с каналами. Чтобы отследить ошибки, связанные с каналами, вам нужно связаться с центром поддержки Availpro.
    • Сопоставление тарифов, типов комнат, дополнительных услуг и организаций. Сопоставление встроено в Clock PMS с реализованной функциональностью для кодов менеджера каналов, которые должны быть загружены для выбора на экране сопоставления. Таким образом, риск ошибок сопоставления значительно уменьшается. Нажмите кнопку "сопоставления Availpro", чтобы обновить коды сопоставления.
    • Структура тарифа в Availpro немного отличается от таковой в Clock PMS. В Clock один тариф для одного типа комнат, в то время как в Availpro один тариф для n типов комнат. Поэтому при сопоставлении тарифов вам нужно выбрать: Availpro тип комнаты, Availpro тариф = Clock тариф, так как экран имеет древовидную структуру, чтобы сэкономить многократный выбор Availpro тип комнаты.
    • В Availrpo поддерживаются зависимые тарифы. Зависимые тарифы автоматически распознаются в сопоставлении, данные их цен не отправляются. Сопоставление по-прежнему необходимо для целей импорта бронирования.
    • Структура "Тип комнаты" одинакова в обеих системах.
    • Создано сопоставление организаций, позволяющее сопоставлять принятые бронирования из Входа А с определенной организацией в Clock PMS.
    • На уровне "Тариф" и "Организация" мы добавили функцию автоматической оплаты депозита. Настройка на уровне тарифа имеет приоритет.
    • Еще одна поддерживаемая функция - это отображение шаблонов начисления для автоматического начисления дополнительных услуг. Существует шаблон начисления по умолчанию, который используется в случаях, когда полученный код не может быть найден в сопоставлении.
    • Сообщения, которыми обмениваются с Availpro: бронирования, доступность, цены, ограничения. Каждое из них может быть включено или выключено. Если тип сообщения отключен, вы можете полностью управлять данным типом данных в Availpro.
    • Интервал, через который осуществляется обмен данными с AvailPro, в настоящее время составляет 5 минут. Другими словами, среднее время перехода с Clock PMS на AvailPro составляет 2:30 минуты, хотя масштаб самого изменения (размер XML) очень важен.
    •  В случае нехватки свободных комнат, кроме нулевой доступности, также отправляется ограничение "Стоп" для продаж.
    • Ограничения, отправляемые в Availpro: Стоп, закрыто для прибытия, закрыто для отъезда, минимальный срок пребывания, максимальный срок пребывания.
    • Мы также внедрили сжатие дней в периоды для более быстрой связи и уменьшения объема переноса информации. Это означает, что последовательные дни с одинаковыми данными в каждом сообщении передаются как одна строка с периодом, а не как отдельная строка для каждой даты. Посылаются данные на один год вперед.
    • Механизм автоматического прерывания связи после 3-х последовательных ошибок. Наиболее частой причиной ошибок при общении с менеджером каналов являются ошибочные сопоставления или неправильные имена пользователей и пароли. В случае возникновения подобных ошибок нет смысла повторять сообщения перед исправлением ошибки. С каждой ошибкой электронное письмо отправляется в отель, а также в случае прерывания связи.
    • Clock PMS реализует механизм автоматической смены пароля каждые 6 месяцев, тем самым удовлетворяя требованиям PCI-DSS. Пользователям ничего не предлагается делать, но имейте в виду, что первоначально введенные пароли не будут действительны через некоторое время в связи с вышеупомянутой сменой пароля.
    • Система также поддерживает сообщения, требующие повторной синхронизации данных со стороны AvailPro с Clock PMS. Для повторной отправки данных о стоимости/типе номера, пожалуйста, свяжитесь с AvailPro для получения дополнительной информации, создав запрос на синхронизацию в AvailPro. Система Clock PMS проверяет такие запросы каждые 15 минут, и если таковые имеются, они обрабатываются и запрашиваемая информация о доступности, ценах и ограничениях не принимается во внимание.
    • При импорте бронирований мы отправляем подтверждение, содержащее номер бронирования в менеджере каналов (связанный номер в Clock PMS), а не номер бронирования.
  • SiteMinder/OTA - Мы изменили отображение тарифа, чтобы позволить отображение тарифа одного менеджера каналов для нескольких комбинаций PMS тарифа/типа комнаты.
  • Italy Export - выпадающий из конфига город, zip_code, провинция
  • Italian B2B XML экспорт акта (invoice)
  • Lightspeed - ошибка, исправленная на экране конфигурации
  • API - финансовая дата (revenue_date) до корневой точки аккаунта.

Исправления

  • Мы оптимизировали налоговую отчетность для устранения задержек.
  • Adyen - ссылка на PSP была изменена с целого числа на строку.
  • Добавлено несколько отсутствующих переводов.
  • Ссылка на Отчет контроль начислений из Сводный отчет начислений по Д/М/Г теперь только для выбранной даты.

Маркетинговые сегменты на экранах события и организации (20 июня 2019 г.)

Мы добавили сегменты маркетинга на экраны события и организации. Таким образом, эти маркетинговые сегменты, а также сегменты на экране бронирования, позволят вам получить консолидированные маркетинговые данные о вашей сегментации доходов. Используйте отчет начислений по сегментам, чтобы получить необходимую информацию о доходах по сегментам.

  • Начисления, непосредственно размещенные в фолио организации, относятся к сегментам маркетинга, выбранным для организации.
  • Начисления, размещенные на экранах "Событие", "Бронирование конферец-зала" или "Кейтеринг", относятся к маркетинговому сегменту, выбранному для данного события.
  • При создании бронирования для данного события маркетинговые сегменты, выбранные для события, переносятся в бронирование. На экране бронирования они могут быть изменены или дополнены. Как и прежде, начисления, выставленные на бронирование, относятся к сегментам маркетинга, установленным в бронировании.
  • Чтобы во всех начислениях был сегмент маркетинга, мы также добавили возможность указывать сегменты маркетинга в клиентах фолио не-резидентов. Вы можете выбрать, какие маркетинговые сегменты будут использоваться при ссылке на начисления, размещенные на фолио гостей не-резидентов. Для этого укажите необходимые сегменты маркетинга на экране "Информация об аккаунте".
  • Обратите внимание, что изменения в сегментах маркетинга не отслеживаются в хронологическом порядке. Другими словами, если вы установите или измените сегменты маркетинга на экране "Организация", "Событие" или "Бронирование", отчеты по сегментам маркетинга, выполненные за предыдущие периоды, будут содержать обновленные значения. Вы можете использовать это, чтобы добавить информацию о сегменте маркетинга ваших доходов за прошлые периоды.